Akademik Veri Yönetim Sistemi
BİLGİ SİSTEMLERİ ve BİLİŞİM YÖNETİMİ: Beklentiler ve Yeni Yaklaşımlar, Prof. Dr. Fahrettin Özdemirci, Uzman Zeynep Akdoğan, Editör, ANKARA ÜNİVERSİTESİ BİLGİ YÖNETİM SİSTEMLERİ BELGELENDİRME MERKEZİ, Ankara, ss.257-274, 2017
Örgütlerde fonksiyonların yürütülmesi sırasında işlemlerin delili olan e-imzalı belgelerin uzun süreli saklanmaları durumunda, özgünlüğünü muhafaza edemeyeceği tartışmaları gündemi meşgul etmektedir. Zaman içerisinde e-imzanın geçerliliğini yitireceği, belge ile üstverilerin bütünlüğünün sağlanamayacağı, belgenin türüne göre karakteristik özelliklerini koruyamayacağı, ait olduğu dosya ve diğer belgelerle ilişkisinin kopacağı kaygıları, bu tartışmaların başlıca sebebi olarak görülmektedir. E-belgelerde doğabilecek bu özgünlük probleminin onun delil değerini kaybettirme ihtimali yüksektir. Daha çok dijital ortamın kırılganlığı ve yazılımsal sorunlar nedeniyle ortaya çıkacağı düşünülen bu olumsuzlukların, arşivsel bağın tam olarak kurulamamasından kaynaklanabileceği akla gelmektedir. Belgelerin form özelliklerini kullanarak üreticisi ile aynı fonksiyon kapsamındaki diğer belgeler ve ait olduğu dosyayla ilişkisini tespit etmeye imkân veren arşivsel bağ, belge hiyerarşisini açığa çıkarmayı sağlar. Bu bağın tesis edilememesi durumunda, belgenin delil değerinin olumsuz yönde etkileneceği düşünülmektedir. Bu çalışmada “elektronik delil elde etme yöntemi olarak arşivsel bağın kullanılabileceği” hipotezi savunulmaktadır. Çalışmada betimsel analiz yönteminden faydalanılmıştır. İçerikten dolayı mevzunun bilişim, idare hukuku, hukuk muhakemeleri usulü alanlarıyla ilişkisi bulunmaktadır. Burada konu, daha çok belge yönetimi ve arşivcilik literatürü ışığında incelenecektir. Türkçe ve yabancı dil kaynaklarda e-belgelerin arşivsel bağının kurulmasını irdeleyen çalışmalar bulunsa da bu bağın belgenin delil değeri ile olan ilişkisine yeteri kadar girilmemiştir. Bu makalede, belge yönetimi uygulamalarında müstakil bir üstveri alanı olarak kurgulanması gerektiği vurgulanan arşivsel bağın, elektronik delil elde etme yöntemi olarak da değerlendirilebileceği savunulmaktadır.
In case of preserving e-signatured records in long term which are the evidence of processes while carrying out the functions in organizations, debate of not maintaining authenticity is occupying the agenda. Expiring validity of e-signature over time, not ensuring integrity of the records and its metadata, not protecting its characteristic features upon the genre of a record, anxiety of breaking off the relationship with its belonging file and other records have been seen the main reasons of this debate. Probability about losing its evidential value of this authenticity problem that could be rise on e-records is high. These negativeness thought to be occurred from fragility of digital environment and software reasons derived from not determining the archival bond have came to mind. Archival bond is ensuring to expose record hierarchy by using the form features of records that enables to determination of relationship between the creator of a record and other records that have more or less the same function and its belonging file. In case of not establishing this bond, it has been thought the evidential value of records affected negatively. “Adopting archival bond as a digital forensics method” has been argued as a hypothesis in this study. Descriptive analysis method has been benefited in the research. Because of the content, subject is related with forensics, administrative law and civil procedure. In here, subject has been examined in the light of records management and recordkeeping literature. Even there are researches scrutinizing the determination of e-records’ archival bond in Turkish and foreign language resources, relationship of this bond with the record’ evidential value has not been enough evaluated. In this article, besides emphasizing the need of adopting as a separate metadata field in the records management applications of archival bond, it could be evaluated as a digital forensics method has been asserted.