Akademik Veri Yönetim Sistemi
Belediyelerin Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Uluslararası Sempozyumu, Bursa, Türkiye, 12 - 14 Mayıs 2016, ss.178-197
Kamu kurumları faaliyetlerinin birer delili olarak belge üretir. Fiziki ortamlarda üretilen belgeler gerekli yasal süreçleri tamamladıktan sonra önce birim sonra kurum arşivlerine devredilmektedir. Türkiye'deki kamu kurumları fiziki ortamda hazırladıkları belgeleri artık dijital ortamlarda hazırlamakta ve üretilen belgeleri de yine bu ortamlarda yönetmeye ve depolamaya (arşivlemeye) başlamıştır. Fiziki ortamlarda üretilen belgeler ise uzun bir süreden beri sayısal ortama hızla aktarılmaktadır. Son zamanlarda yerel yönetimlerden belediyeler hem güncel belgelerini hem de arşivlerini elektronik ortamlara daha kolay erişim için taşımaya başlamıştır. Ancak profesyonellik isteyen her faaliyette olduğu gibi bu işlemlerde de uzman işgücünden faydalanılması gerektiği açıktır. Bu durumda İstanbul'da gerek büyükşehir ve gerekse ilçe belediye arşivlerinin sayısallaştırılması hangi uzman ve yetişmiş personel tarafından hangi kriterler ışığında gerçekleşiyor? sorusu akla gelmektedir. Belediyelerin gerek kendi imkanları ve gerekse hizmet alımı şeklinde yaptıkları sayısallaştırma projelerinde kalifiye ve uzman kişilerin çalıştırılmaması bu soruyu akla getirmektedir. Bundan dolayı birçok yerel yönetim hem zaman hem de nakit kaybına uğramaktadır. Araştırmada belediyelerde gerçekleştirilen sayısallaştırma projelerindeki uzman istihdamının başarılı sonuçlar verdiği hipotezi benimsenmektedir. Çalışmada bilgi ve belge yönetimi mezunlarının İstanbul, Gaziosmanpaşa Belediyesinde yürütülmekte olan sayısallaştırma projesindeki safhaların yönetilmesindeki rolleri incelenecektir. Sahadaki uygulamalar incelendiğinde belediyelerin arşivlerini tekrar tekrar sayısallaştırdığı görülmektedir. Gerçekleşen bu sayısallaştırma uygulamalarının literatürde yeteri kadar değerlendirilmediği dikkat çekmektedir. Çalışmanın bir diğer sorusu "Neden belediye arşivleri tekrar tekrar sayısallaştırılıyor?" şeklinde belirtilebilir. Belediyelerdeki sayısallaştırma uygulamalarının belediyeler ya da firmalar tarafından süreçlere yeteri kadar hakim olunmayarak yapıldığı mevcut tecrübelerden anlaşılmaktadır. Araştırmanın belediyelerdeki sayısallaştırma işlemlerinde hedeflenen başarıya ulaşmak için konunun uzmanı olan bilgi ve belge yönetimi bölümü mezunu istihdamının gerekliliği hususunda farkındalık oluşturması beklenmektedir. Bilgi ve belge yönetimi bölümlerinden mezun olmuş uzmanların içerisinde yer aldığı sayısallaştırma projelerinin, bilgi ve belge uzmanı istihdamının olmadığı projelere göre daha başarılı sonuçlar verdiği görülmektedir. Çalışmada belediye kanunları, arşiv mevzuatı, yönetmelikler, bu alanda yapılmış çalışmaların analizi, saha araştırması ve yüz yüze görüşme yöntemlerinden faydalanılacaktır.