Risks Threaten The Trustworthiness of Archived Electronic Records: A Review in Terms of Technological Conditions


Creative Commons License

Sağlık Ö.

BİLGİ VE BELGE ARAŞTIRMALARI, no.16, pp.29-47, 2021 (International Refereed University Journal)

  • Publication Type: Article / Article
  • Publication Date: 2021
  • Doi Number: 10.26650/bba.2021.16.993556
  • Title of Journal : BİLGİ VE BELGE ARAŞTIRMALARI
  • Page Numbers: pp.29-47

Abstract

The authenticity, accuracy, and reliability of electronic records must be maintained when they are archived because these criteria are essential for the trustworthiness. However, the storage conditions of the records, updates, and the fragility of carriers are considered risk factors in the long term that can endanger the fidelity of archived records and raise questions about their authenticity and reliability. Scholarly studies like Ph.D. dissertations and scientific publications have previously identified numerous risk factors. This qualitative study utilized the document analysis technique to highlight risks to records based on technological conditions, including bit decay, detachment of components, uncertain maintenance conditions, and disparity of hash values. In so doing, it aims to determine and postulate solutions to the specified problems to raise awareness for the adoption of the proposed solutions by organizations.

Elektronik belgeler, özgünlük, tamlık ve gerçeklik özelliklerini arşivlendiklerinde de muhafaza edebilmelidir. Bu durum belgelerin güvenilirliği için temel kriterlerden biridir. Ancak, belgelerin muhafaza koşulları, güncellemeler ve kayıt ortamının kırılganlığı uzun dönemde problem oluşturabilecek risk faktörleri olarak gözükmektedir. E-belgelerin arşiv malzemesi olduğu dönemde ortaya çıkma ihtimali bulunan bu riskler, güvenilirliği tehdit edebilir. Bu tehdit, belgelerin özgünlüğü ve gerçekliğinden şüphe duyulmasına sebep olabilir. Sorun oluşturabilecek çok sayıda risk faktörü, hem tez gibi akademik çalışmalarda hem de bilimsel yayınlarda tespit edilmiştir. Bu makalede söz konusu risklerden belgedeki bit akışının bozulması, belge ile bileşenleri arasındaki ilişkinin kopması, e-belgenin muhafaza koşullarının sağlanamaması, özet değerlerinin eşleşememesi gibi teknolojik koşullar kaynaklı olanlar üzerinde durulacaktır. Çalışmanın teması, “belirtilen sorunlara hangi çözümler önerilebilir” şeklinde ortaya konulmuştur. Bu çözüm önerilerinin kurumlarda benimsenmesi için bir farkındalık oluşması hedeflenmektedir. Çalışmada nitel araştırma yöntemi benimsenmiş, doküman analizi tekniği kullanılmıştır.